マンション管理組合運営に関わる書類・資料等の保存の重要性
2008年08月04日 09:46

分譲マンションでは、管理運営上さまざまな書類を整備しておかなくては
なりません。

例を挙げると、
　・設計図書
　・組合員名簿
　・会計書類
　・備品台帳
　・修繕履歴
　・管理規約
　・各種メンテナンス報告書
　・理事会、総会議事録　・・・etc

皆さんのマンションでは、「何がどこにしまってあるか？」、また
「書類の中身は適正か？」確認できているでしょうか？

実態は、管理会社任せになっているケースが多いように思います。
もちろん、管理組合だけですべての書類・資料を維持管理していくことは
困難なのかもしれませんが、最低限それらの「存在確認」及び「保管場所」
ぐらいは、把握しておいて欲しいところです。

管理会社に委託しているのであれば、
　・管理委託契約書の別表にある管理仕様書の「図書等の保管」の項目
　　で書類名・保管場所を明記する　
　・「図書等の保管」の項目に明記されている書類等の存在確認を行う
　　ことが重要です。

区分所有法やマンション管理適正化法の施行により、書類の引き渡しや
保存義務といったことが定められてはきているものの、築年数の古い
マンションなどでは、重要な書類や資料を紛失しているケースが多い
のが現状です。

実際に当社が携わらせて頂いている築年数の古いマンションでも、
設計図書を紛失していたことにより、大規模修繕工事時に非常に
困ったという事例がありました。

『２００年住宅構想』や『住宅履歴書』など、国も一度建てた建物を
いかに長寿化させるかという方向にシフトしてきています。

その中で、建物の安全性を担保する為には、より多くの情報を保有し、
そして公開していくことが重要となります。

ですので、マンション管理組合運営に関わる書類・資料等の整備を
行うということは、マンションという建物を長きに亘り維持管理して
いく上では、最低条件であり、必要不可欠なことです。

時間が経てば経つほど、整備は困難になります。
取り組みはお早目に。

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